Föreningen

Angevine Universitetet för Fritid (UATL), en kulturell förening för kunskapsutbyte och ett institut för fortbildning, valde att förlita sig på expertisen hos OJC Softwares team för att modernisera sina digitala lösningar.

Med tanke på de mycket begränsade funktionerna i de befintliga systemen skapades en IT-kommitté inom UATL för att identifiera behov och söka en partner som kunde erbjuda integrationen av ett anpassat IT-verktyg.

Nyckeltal 2020

 

Webblösningen

UATL-projektet var tvunget att följa ett mycket precist schema som påtvingades av två viktiga tidsfrister: öppningen av registreringarna och starten av det akademiska året. För att uppfylla detta krav delade OJC Software upp projektet i 2 nyckelfaser.

Under den första fasen satte OJC upp online-registreringar från webbplatsen, och samtidigt de motsvarande administrationsskärmarna (definition och planering av aktiviteter, övervakning av medlemskap och betalningar). OJC genomförde också migreringen av aktivitetsdata från de senaste 10 åren. Detta gjorde det möjligt för UATL att förbereda den nya medlemsperioden i tid och i kontinuitet med tidigare år, med fördel av de nya verktygen som underlättar denna process.

Den andra fasen var avsedd att slutföra registreringarna och förbereda starten av det akademiska året.

På intranätsidan implementerades ett kvalificeringssystem för önskemål från blivande medlemmar, vilket möjliggjorde automatisk eller manuell tilldelning av tillgängliga platser. På den publika webbplatsen lades ett medlemsområde till, där de slutliga tilldelningarna presenterades och möjligheten att utbyta meddelanden och dokument gavs.

Slutligen gjordes instrumentpaneler tillgängliga för UATL-administratörer, vilket gjorde det möjligt för dem att verifiera att hela systemet fungerade korrekt innan starten av det akademiska året.